出光興産株式会社様

従来、地方税給与支払報告書の申告は、明細件数が多い自治体のみ電子媒体を利用して提出しており、それ以外の自治体は書面で提出していた。申告データは、情報システム部が株式会社ワークスアプリケーションズのCOMPANYで作成し、人事部が2名で5日間をかけて確認を行っていた。申告書の印刷は外部の印刷業者へ委託し、印刷された申告書を臨時派遣社員4名で5日間かけて市区町村毎に仕分け・封入封緘し、発送をしていた。

5月の税額通知の反映では、市区町村から書面で通知された税額決定通知を、社員と派遣社員5名（臨時含む）の6名5日間で入力作業を行っていた。

電子申告の導入にあたり、NTTデータからの事前の説明やアドバイスにより、早めの対応を行い、余裕をもって準備を進めることができた。

電子申告実施までの流れとして、11月に利用者IDの取得等の事前準備を行った。この際、電子証明書は、他部門で利用している証明書を利用することとした。またこの時期に「電子申告連携の達人」を週1、2回程度操作し、操作の習熟を行っている。12月に入ると、COMPANYから出力した仮の申告データを利用して、1月の本番を見据えて事前の申告データに内包されるエラーの把握（禁則文字、市区町村情報等）を行った。

1月に入って、年末調整後の最終申告データの修正を行ったが、初めての電子申告の利用ということも考慮して、丁寧に確かめながら時間をかけて修正を行った。この際、本番当日の処理中にエラーが出て手戻りが発生することを避けるため、申告データの修正はすべてCOMPANYで行っている。

電子申告の本番では、「電子申告連携の達人」を使ったCSVデータの取込み時も特にエラーは発生せず、またその後の署名と送信、電子申告送信後の受付完了通知確認まで、すべて合わせて約1時間程度で作業が完了した。「丁寧に確かめながらの準備を行ったことで、結果的にトラブルもなくスムーズに申告を終わらせることができた」と語る。

出光興産では、地方税給与支払報告書の申告に電子申告を利用することによって大幅な作業の効率化や、コストの削減を実現することができた。しかし、電子申告を利用することによって感じた問題点もある。具体的には「指定番号」や「備考欄」等の記載方法や取り扱いについて、市区町村ごとに対応のスタンスが異なるという点である。電子申告で申告データの仕様が統一されたことにより、書面での提出に比べると個別の調整は格段に減ってきているが、それでもなお個別に調整が発生することは問題であり、今後すべての市区町村に対して統一的な仕様で提出ができることを望んでいる。

また、今後更なる業務の効率化として、5月に各自治体から通知される税額決定通知の、給与データへの反映に掛かる稼働やコストの問題の解決についても、税額決定通知の電子データでの通知の早期の100%対応等に大きく期待している。

今後については、「電子申告の処理は1名で行ったが、担当者が変わっても継続してスムーズに処理が行えるよう、運用手順書の資料化や利用環境の整備を図りたい」と語る。