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税理士法人アーキテクト様（福岡県）

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションで、年末調整業務が劇的に効率化！

プロファイル

事務所名	税理士法人アーキテクト URL：https://architect-tax.or.jp/
代表者	代表社員　松村航平
所在地	福岡県福岡市中央区
所属	九州北部税理士会　福岡支部
設立年	令和3年4月
「達人シリーズ」導入時期	令和2年8月
利用会計ソフト	MFクラウド会計、freee会計、弥生会計
システム構成	デスクトップパソコン 2台、ノートパソコン 10台、複合機 2台、プリンタ 1台、スキャナ 7台

2022年にも「達人シリーズ」導入事例の取材をさせていただきました、税理士法人アーキテクト。
今回は、新たにリリースされた達人Cube「データ収集・配信」年調オプションを導入いただいた経緯や導入後のご感想について、税理士法人アーキテクト代表社員税理士松村航平先生にお話をお伺いしました。
また、「達人シリーズ」の導入に際して、支援サポートを行った「達人シリーズ」特約店である株式会社オリコンタービレの小野塚様にもご同席いただきました。

前回の導入事例はこちら

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションを導入される以前の状況をお聞かせください。

松村－導入前の年末調整業務は、以下の流れで行っていました。

・税務署から郵送された書類（「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」や「給与所得者の保険料控除申告書」）などを10月中に顧問先へ配布（郵送・手渡し）
・ 11月から12月初めにかけて書類を回収し、記載内容をチェック
・収集した書類の「年調・法定調書の達人」へのデータ入力は、スタッフが揃っている島原事務所で対応
・「年末調整の達人」で年末調整を実施
・収集した書類を整理し、顧問先へ返却（郵送・手渡し）

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションを導入される前の課題を教えてください。

松村－当事務所では、年末調整業務に以下のような課題を抱えていました。

・タイトなスケジュールの中で業務を進めることが求められる為、スタッフに大きな負担がかかる
・書類を回収後、年末調整ソフトへそのデータを手作業で入力するなど、多くの時間と労力を要する
・年末調整の期間、大量の紙資料を保管するスペースが必要
・複数の事業所がある顧問先や従業員の多い顧問先では、書類の回収に時間がかかり、作業に遅れがでてしまう
・紙ベースの管理では、書類の回収や業務の進捗状況をリアルタイムで把握することが難しい
・セキュリティインシデントの面で、在宅勤務のスタッフは回収した書類を家に持ち帰ることができないため、作業が制限される
・年末調整完了後、書類の製本・返却に手間がかかる

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションを導入されたきっかけについてお聞かせください。

松村－達人Cube「データ収集・配信」年調オプションは、オリコンタービレさんから郵送されたDMで知りました。
年末調整については、以前から業務課題を抱えていたこともありますが、DMに記載されていた「年末調整業務の書類配布から入力・回収・提出をクラウド上で実現可能」の文言にとても興味を引かれ、デモンストレーションを依頼することにしました。
デモンストレーションでは、ガイダンスに沿って回答・入力するだけの簡単操作で年末調整情報が提出できるなど「使い勝手の良さ」に加え、収集したデータも「年調・法定調書の達人」へスムーズに取り込め確認もしやすく、紙での収集に比べ工数の削減と業務効率化が図れることを実感できました。
そして、今までの紙の書類回収から「年調オプション」へ移行した場合の業務フローを説明の中で具体的にイメージできたことで、「年調オプション」の導入を決めました。

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションについて、どのような効果を期待いただいたかお聞かせください。

松村－「年調オプション」の導入に際しては、以下の効果を期待しました。

・紙ベースからデジタル化への業務移行による作業時間と労力の大幅な工数削減
・手作業でのデータ入力がなくなることで、ヒューマンエラーの減少とデータの正確性の向上
・資料の回収や進捗状況をリアルタイムに把握することで、業務効率化を図る
・データでの収集が可能になることで、在宅勤務でも柔軟に年末調整業務が行える

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションの導入に向けて準備されたことをお聞かせください。

松村－昨年度はPCやスマホの操作に抵抗がない、従業員が100名ほどの顧問先（1件）と10名前後の顧問先（数件）へ「年調オプション」を導入しました。
導入に向けての準備として、従業員が100名ほどの顧問先へは、以下の流れで進めました。

・事前に年末調整の書類収集を紙からデータへ移行する予定である旨、顧問先に周知
・システムの概要を顧問先の責任者に説明した後、数名の従業員に対してシステムのトライアルを実施
・トライアルで問題なく利用できることを確認できた後、収集に必要な従業員のメールアドレスを「年調オプション」に登録

そのほかの顧問先に対しては、システムの概要と利用において問題があった場合には迅速に対応できることを説明した上で、「年調オプション」へ切り替えていただきました。

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションをご利用いただいた感想をお聞かせください。

松村－税理士事務所、顧問先、従業員それぞれにとても使いやすいシステムで、非常に満足しています。
特に、従業員の入力画面は質問形式で進むため、以前のような紙の書類に比べはるかにわかりやすかったせいか、操作に関する問い合わせもほとんどなく、とてもスムーズにデータ収集が進みました。
進捗管理は、EXCELのテンプレートにデータを手入力して管理していましたが、入力漏れや入力ミスがあると正確な状況の把握が難しく、リアルタイムで進捗確認もできませんでした。
その点、「年調オプション」はデータがクラウド上に一元管理されているため、正確な進捗状況をリアルタイムに把握することができ、従来のような入力作業もなく効率よく管理できるようになりました。

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションを導入した効果をお聞かせください。

松村－導入した一番の効果は、紙ベースの時に比べ作業工数が大幅に削減されたことです。
特に紙で収集する手間とデータの転記が必要なくなったおかげで、全体的には半分ほどの工数になりました。
その結果、「年調・法定調書の達人」へのデータ入力が不要になったことで入力ミスが減り、データの正確さも向上しました。
また、資料を保管するスペースが必要なくなり、顧問先への資料返却に係わる手間も大幅に軽減されました。
在宅勤務者の年末調整作業もデータで収集ができるようになったおかげで、柔軟に行えるようになりました。

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションへのご要望等（機能追加・改善）がありましたらお聞かせください。

松村－今回利用した中では大きな不都合は感じていませんが、以下の機能が追加されるとさらに使い勝手が良くなると思います。
紙での資料回収が必要な場合、システムに直接データを入力できれば年末調整オプションですべてのデータを一元管理できるので、更に正確な進捗が管理できます。
顧問先でも税理士事務所と同じ機能を利用できるようになれば、顧問先で対応できる業務が増え税理士事務所の作業効率のアップに繋がります。
税理士事務所、顧問先、従業員ごとに簡単な操作動画や簡易マニュアルがあると、よりスムーズに「年調オプション」の利用ができるのではないでしょうか。

最後に達人Cube「データ収集・配信」年調オプションに対する評価の総括をお聞かせください。

松村－当初想定した以上に年末調整業務の効率化と工数削減ができたことにとても満足しています。
昨年はIT化に抵抗が少ない顧問先に絞って導入をしましたので、今年はより多くの顧問先で利用いただけるよう、メールアドレスを収集しなくてもスマホだけで読み取りしてサービスにログインできる「QRコード機能」を活用したデータ収集で「年調オプション」によるシステム化を進めていければと思います。
そして、NTTデータさんには「達人シリーズ」を含め、さらに多くの使い勝手の良い機能が追加されることを期待しています。
今後もオリコンタービレさんとNTTデータさんの支援もいただきながら、事務所全体の業務効率化を進めていきたいと考えています。

取材時期：2025年5月
取材協力：株式会社オリコンタービレ

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