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データ収集・配信

申告・会計業務に必要な顧問先の資料の収集・収集状況の管理

申告・会計業務において顧問先からの資料収集は要となる作業であると言われています。また、これまでその多くは「紙」によるやり取りでした。
近年、ペーパーレス化による効率化、コロナによる外出の自粛、顧問先作成資料の電子化などにより、データによる収集が拡大しつつあり、メールなどで収集されているケースも見受けられます。データで資料を集める場合、保管スペースの問題や検索性が改善される一方、その一覧性・整然性の確保や送受信時の安全性などが問題となります。
また、すべての紙資料をデータに置き換えるにはまだ難しいところが多く、紙とデータの混在することによる資料の管理が新たな問題ともなります。
本機能は、これらの課題を解決すべく、顧問先への資料の送付依頼、データまたは紙による収集、資料収集状況の管理とデータの保管をセキュアな環境で実行・管理できる機能です。

収集書類の確認画面
収集書類の確認画面

各顧問先の資料の収集状況を確認できます。


POINT1

顧問先の資料収集に係る作業時間を削減

本機能は、申告・会計業務において必要な資料の収集を、税理士事務所と顧問先との間でオンラインで行います。電子データで収集できる資料は、顧問先側からご利用のブラウザ(※)で達人Cubeセンターにアップロードしていただくことになりますので、都合のよいタイミングで提出が可能となり、税理士事務所、顧問先ともに手渡しや郵送のために必要な時間を削減することができます。
また、紙で収集する資料も含めて各顧問先の資料の収集状況を本機能で一元管理し、タイムリーに確認できるので、資料の収集作業における対応漏れも防止できます。

  • ※ 本機能を利用する際は、「Microsoft Edge」または「Google Chrome」のブラウザが必要です。
POINT2

アクセス制御も可能

本機能では、顧問先単位に事務所の職員のアクセス権限を設定することができます。また、アクセスログも取得しておりますので、いつ、どのアカウントを利用してどのデータに対して処理を行ったか、税理士事務所側、顧問先側それぞれのログが確認可能となっております。

POINT3

信頼のデータセンターによる万全なセキュリティ

アップロードされた顧問先の大切な資料は、NTTデータが運営するデータセンターでお預かりしますので、堅牢なセキュリティを確保したうえで資料を安全かつ永続的に保管できます。また、資料のやり取りをオンラインで行うことができるので、郵送や手渡しによる紛失リスクも回避することが可能です。

POINT4

容量プランの充実ラインナップ

本機能は、達人Cubeセンター内の領域をデータ保管領域としてご利用いただきます。そのため、必要な保管領域の容量をお申し込みいただきます。25GB単位でお申し込みいただけますので、お客様の利用状況にあわせた最適なプランをお選びいただけます。
また、顧問先が本機能を利用するためには顧問先用のアカウントが必要です。顧問先用のアカウントについては、追加料金の必要はなく、税理士事務所側で作成・配布することができます。

顧問先アカウントの管理

本機能を顧問先が利用するには、税理士事務所側で顧問先用のアカウントの作成・配布が必要です。顧問先用のアカウントにはメールアドレスも登録できますので、顧問先への資料の収集依頼や顧問先が資料を達人Cubeセンターにアップロードした際の連絡をメールで行うことができます。
また、顧問先のデータに対して事務所の職員のアクセスを制限することや、アクセスしたログの確認も行えます。

資料の収集依頼機能

顧問先に申告・会計業務に必要な資料を依頼する際には、収集する資料の一覧を作成します。この一覧の作成では、収集する資料の詳細まで記載することができます。また、収集する資料のサンプルや作成を依頼する資料のフォーマットもあわせて顧問先に送ることが可能ですので、税理士事務所と顧問先との間でスムーズに資料のやりとりを行えます。

資料の収集状況確認機能

各顧問先の資料の収集状況を一覧で確認可能です。また、紙で受け取った資料についても、税理士事務所側でスキャン等行い電子データ化して登録すれば、本機能で各顧問先の資料の管理や収集状況を一元管理することができます。

資料の保管機能

収集した資料は、申告年度、申告種類単位で保管できます。なお、本機能をご利用いただいている間は、収集した資料はNTTデータが運営するデータセンターでお預かりしますので、堅牢なセキュリティを確保したうえで顧問先の大切な資料を安全かつ永続的に保管できます。

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